Prosjekteier må invitere deg som deltager inn i prosjektet. Dette gjør de inne i selve prosjektet. Du vil da motta en mail om at du har blitt invitert til å være deltager i et prosjekt. Fra mailen klikker du deg videre for å opprette en bruker. Prosjektet du er invitert til vil du se i din prosjektliste. Du klikker deg inn på det for å åpne selve prosjektet.
Her en innføring. Nedenunder finner du også deler av innholdet gjengitt skritt-for-skritt.
Boligmappa Prosjekt er tilgjengelig for alle med ordinær eller bedre lisens i Boligmappa. Lisenstaker kan da opptre både som prosjekteier og/eller deltager i et ubegrenset antall prosjekter en blir invitert til. Bedrifter som ikke har Boligmappalisens kan bli invitert inn som prosjektdeltager, men får da en begrenset tilgang, da kun for å legge inn dokumenter til prosjektet en inviteres til.
Etter å ha logget inn vil en deltager først måte prosjektlisten, hvor prosjektene denne er invitert til er listet. I eksemplet avbildet under er deltager invitert til 6 prosjekter, med ulik status. En som deltar for første gang vil møte kun det ene prosjektet en er invitert til.
Som deltager - klikker du deg inn på prosjektet ved å klikke på prosjektnummeret vil du prosjektsiden du kommer til øverst se informasjoner lagt inn av prosjekteier, dvs. den som inviterte: Navn på prosjektet, prosjektnummer, estimert sluttdato, prosjektansvarlig, ansvarlig virksomhet (inviterende bedrift) og intern status.
Her, og i prosessen videre når du laster opp dokuemntene dine vil du møte en rekke begreper og steg:
Prosjektnummeret er et nummer som blir generert av prosjekteier når prosjektet opprettes.
Estimert sluttdato: er en dato som prosjekteier har satt selv.
Prosjektansvarlig: er personen som har invitert dere til prosjektet. Ved eventuelle spørsmål så ta kontakt med denne personen.
Intern status: endrer seg når du begynner å laste opp dokumenter fra «Ikke begynt» til «I prosess». Denne interne statusen er kun synlig for deg og prosjekteier, den sier noe om du har begynt å dokumentere eller ikke.
Dokumenter: For å laste opp dine dokumenter så trykker du på «Last opp filer». Her kan du enten dra og slippe filene inn i boksen, eller du kan åpne filutforskeren ved å trykke på «Velg en fil».
Filnavn: Dette filnavnet kan endres. Vi anbefaler å endre navnet til noe som er forståelig for boligeier.
Bransje/Fag: Dette er fagområdet for din bedrift.
Dokument type: Velg hva slags type dokument dette er.
Kapittel: Kapittelvisningen er en visning som ligger inne på boligmappa.no. Boligeier kan velge selv om de vil se alle dokumentene sine i en kapittelvisning eller ikke.
Struktur: Denne er laget av prosjekteier, og beskriver hvordan prosjektet evt. er delt opp i de ulike prosjektenhetene, f.eks. garasjer, fellesområder, boliger/boenhetene, det består av. Hver av disse deles gjerne igjen opp i f.eks. rom. Hvis prosjekteier har laget en struktur så må dere følge denne strukturen. Hver prosjektenhet har da fått et kjennetegn, kalt "merkelapp". Dette for at du som prosjektdeltager skal kunne sortere dokumentene inn på rett boenhet/bolig, område eller lignende. Velg riktig merkelapp for dine dokumenter. Strukturen inkl. dokumentene som legges inn vil gjenspeile seg for boligeier.
Bruk for alle: Denne krysses av hvis dokumentet som er lastet opp skal inn på alle prosjektenheter dvs. gjelder alle merkelapper. Eller hvis du laster opp 10 dokumenter som gjelder dokument type «Bilder», så krysser du av for "Bruk for alle" under dokumenttype. Dette er så du skal slippe å gjøre dette for ett og ett dokument.
Når du trykker «Lagre» vil dokumentene bli lastet opp til prosjektet. Du kan laste opp flere dokumenter hvis du ønsker det. Du kan også endre eller slette dokumenter. Da markerer du de dokumentene det gjelder helt til venstre.
Om du er deltager på flere prosjekter kan du også kopiere et dokument inn på andre prosjekter i din prosjektliste. Funksjon for dette finner du ute til høyre for hvert dokument, samt via de 4 grå symbolene under dokumentlista. Skal du kopiere alle eller bare noen av dokumentene på lista markerer du i firkanten til venstre utenfor hvert dokument, og benytter de 4 grå symbolene under lista.